Guide du coach

Deux minutes suffisent. Celui qui crée l’équipe en devient administrateur : c’est ce qui ouvre l’espace coach.

1. Créez votre compte

   Bouton Créer un compte : prénom, e-mail, mot de passe. C’est gratuit, sans publicité.

2. Décrivez l’équipe

   Menu Équipes, carte Créer une équipe : cherchez votre club par son nom ou sa ville (introuvable ? ajoutez-le, ou laissez vide pour une équipe privée), puis choisissez le sport, la catégorie (les années de naissance sont calculées pour vous), le genre, le numéro d’équipe si le club en a plusieurs, et la saison.

3. Collez vos joueurs

   Facultatif : un prénom par ligne. Vous pourrez en ajouter à tout moment.

4. Gardez la main sur les entrées

   Laissez Valider les nouveaux membres coché : chaque personne qui rejoint l’équipe par le lien d’invitation attend votre accord.

Un parent rattaché à son enfant reçoit directement chaque convocation. Il y a deux façons de le faire : le parent s’inscrit lui-même, ou vous saisissez ses coordonnées.

1. Ajoutez les joueurs

   Section Joueurs › Ajouter des joueurs : des prénoms séparés par des virgules ou un par ligne. Chaque prénom ouvre une fiche joueur : nom, année de naissance, maillot, postes, certificat médical, licence, statut (blessé, malade, suspendu…) et notes du coach, jamais visibles des parents.

2. Partagez le lien d’invitation

   Section Membres › Partager sur WhatsApp ou Copier le lien d’invitation, à poster dans le groupe des parents. Le parent crée son compte, puis touche C’est mon enfant sur la ligne de son enfant.

3. Ou saisissez les parents vous-même

   Dans la fiche joueur, rubrique Parents : nom, téléphone et e-mail de la mère et du père (déjà préremplis si un parent s’est inscrit ou a répondu : vérifiez et enregistrez). Avec un e-mail, le parent reçoit les convocations et répond par un lien personnel, sans créer de compte. Pour toute l’équipe d’un coup : Parents dans l’espace coach (voir plus bas).

4. Ajoutez vos adjoints

   Ils rejoignent avec le même lien ; dans Effectif › Membres et rôles, touchez Nommer administrateur puis choisissez leur rôle : Coach, Adjoint, Manager ou Parent référent. Coach, adjoint et manager ont le mode Coach et gèrent convocations et présences.

Touchez Coach dans le sélecteur « Parent · Coach » : la barre du bas devient Équipe, Calendrier, ＋, Effectif, Messages, et la couleur change pour que vous sachiez toujours dans quel mode vous êtes. Parent vous ramène à vos trajets.

1. Les tuiles

   📅 Calendrier (matchs et entraînements de la saison), ✋ Dispos (sondage par lien), 🧺 Tâches (maillots, goûter), 🧒 Effectif, 👨‍👩‍👧 Parents (annuaire, messages, papiers) et 📊 Stats.

2. Les onglets du calendrier

   Dans l’ordre de la saison : Calendrier → Disponibilités → Convocations (les matchs à venir, qui est convoqué, Convoquer) → Tâches (qui fait quoi, entre les joueurs convoqués).

3. Le bloc « À traiter »

   Ce qui demande votre attention : convocation à faire dans la semaine, réponses manquantes, absents à remplacer, joueurs blessés, papiers qui expirent, familles sans e-mail, coordonnées proposées par des parents. Touchez une ligne pour y aller.

4. Les prochains matchs et entraînements

   Chaque match avec son étape : Dispos à demander, À convoquer (dispos demandées), Convocation envoyée, Clôturé, et le nombre de présents. Un entraînement sans convocation est simplement Planifié.

5. Un seul bouton pour créer

   ＋ en bas de l’écran (ou Ajouter dans le calendrier) : choisissez le type — Match, Entraînement, Tournoi / plateau, Stage, Réunion ou Autre — puis répondez carte par carte. Dupliquer le dernier match reprend l’heure, la durée, la compétition, le transport et le RDV.

Ajoutez les matchs un par un, en série pour les entraînements, ou collez tout le calendrier d’un coup.

1. Un match

   Une carte par étape : Quand (la convocation sur place se calcule toute seule, 45 min avant par défaut, réglable dans Équipe › Réglages › Saison), Adversaire et compétition, Lieu (domicile : lieu habituel prérempli ; extérieur : lieux déjà utilisés), Transport, Joueurs (maintenant ou plus tard), puis Récap et envoi. Une carte validée se replie en une ligne ; touchez-la pour la rouvrir. Passer saute les étapes facultatives.

2. Les entraînements

   Type Entraînement : Une fois ou Chaque semaine jusqu’à une date, vacances scolaires et jours fériés retirés. Chaque séance reste modifiable seule.

3. Les autres rendez-vous

   Tournoi / plateau sur un ou plusieurs jours, Stage du … au …, Réunion sur place ou en visio avec ses invités (sans transport ni convocation), Autre pour le reste.

4. Tout le calendrier d’un coup

   Calendrier › Ajouter › Importer un calendrier : copiez les matchs depuis le site de la fédération, une ligne par match. L’aperçu montre les lignes reconnues et celles qui ne le sont pas ; les phases trouvées (« Phase 2 », « Poule F ») sont proposées dans Créer ces phases ?, rien n’est créé sans votre accord.

5. Par mois ou par phase

   Le planning se range par mois (dépliez-en autant que vous voulez) ou par phase. La frise des phases en haut du calendrier montre chaque phase et les matchs hors phase (avec Étendre la phase ou Créer une phase) ; touchez une phase pour la modifier. Toutes les phases se règlent aussi dans Équipe › Réglages › Saison ; un modèle est proposé selon votre sport. Elles sont reprises, un an plus tard, quand vous reconduisez l’équipe.

6. Dans votre agenda

   Le planning propose un lien d’abonnement (format .ics) pour l’agenda de votre téléphone, Google ou Outlook : les changements s’y reportent.

Pour chaque rendez-vous, vous décidez comment les enfants s’y rendent.

1. 🚗 Covoiturage entre parents

   Indiquez le point de rendez-vous (parking du club…) et l’heure de départ. Après avoir confirmé la présence, chaque parent dit s’il cherche une place, s’il conduit (et combien de places il offre) ou s’il va directement sur place. Un compteur montre en direct si chaque enfant a une place.

2. 📍 Chacun vient par ses moyens

   Seule la présence est demandée. C’est le choix par défaut des entraînements.

3. 🚌 Bus du club

   Pas de covoiturage : seule la présence est demandée.

Facultatif mais pratique : savoir qui est là avant de choisir.

1. Pour un match

   Page de l’événement › onglet Convocation › 📨 Demander les disponibilités : les parents de toute l’équipe reçoivent « Qui est dispo ? » et répondent Disponible ou Indisponible en un clic, avec un motif s’ils le souhaitent.

2. Pour plusieurs matchs d’un coup

   Tuile ✋ Dispos › créez un sondage, cochez les matchs (ceux déjà demandés dans un autre lien sont signalés et décochés), puis partagez le lien ou le message WhatsApp prêt. Le parent touche le prénom de son enfant et répond match par match, sans compte (« Présent à tous les matchs » en un geste).

3. Le tableau joueurs × matchs

   Il se remplit en direct. Un parent vous a répondu par SMS ? Touchez la case pour saisir sa réponse vous-même.

4. Relancer, puis clore

   Relancer prévient ceux qui n’ont pas répondu ; Clore fige le sondage.

La page de convocation avance en trois étapes : ① Sélection, ② Réponses, ③ Bilan. L’onglet Convocations du calendrier liste les matchs à venir avec leurs disponibilités et l’état de leur convocation.

1. Dès la création du match

   Rubrique Convocation du formulaire : ✅ Maintenant, touchez chaque joueur (Convoqué, Remplaçant ou —), puis Envoyer la convocation tout de suite ou Garder en brouillon. Ou ⏳ Plus tard : demander d’abord les disponibilités, ou rien pour l’instant.

2. Ou depuis la page du match

   ✨ Proposer une sélection équitable (priorité à ceux qui ont le moins joué), Tout le monde (hors blessés), ou les boutons Convoquer, Remplaçant et Non retenu sur chaque joueur. Sous chaque prénom : le nombre de matchs joués cette saison.

3. Feuille de match et date limite

   Indiquez le nombre de joueurs sur la feuille de match et, si besoin, la date avant laquelle vous attendez les réponses.

4. Les remplaçants

   Classez-les avec ▲ ▼ : n°1, n°2… Activez Remplacer automatiquement un absent pour que le n°1 soit convoqué tout seul en cas de désistement.

5. Publiez

   Convoquer : les parents des convoqués et des remplaçants sont prévenus par e-mail. Plusieurs matchs à convoquer dans le mois ? Convoquer les 3 depuis le calendrier montre d’abord les matchs, les convoqués et le nombre de familles prévenues, puis Envoyer ou Garder en brouillon. Cochez Prévenir aussi les non retenus pour leur envoyer un message bienveillant.

Les réponses arrivent toutes seules ; vous n’intervenez que pour les exceptions.

1. Le parent répond

   ✅ Présent·e ou ❌ Absent·e (avec un motif), depuis l’e-mail ou la page du match. Avec un compte, en un clic ; sans compte, avec son lien personnel.

2. Vous suivez

   Une jauge montre la part des réponses reçues, avec le nombre de présents, d’absents et de sans-réponse, et l’état de chaque joueur.

3. Les relances

   Automatiques, 3 jours puis 1 jour avant le rendez-vous, pour ceux qui n’ont pas répondu. Le bouton Relancer les sans-réponse fonctionne à tout moment.

4. Une réponse de vive voix

   Boutons Présent et Absent sur la ligne du joueur : vous répondez à la place du parent.

5. Un désistement

   Vous êtes prévenu par e-mail. Touchez 📞 Appeler sur le remplaçant n°1 : son parent reçoit « Une place se libère ». S’il accepte, le joueur passe convoqué et vous êtes prévenu. Avec le remplacement automatique, tout se fait sans vous.

6. La liste pour le groupe

   Envoyer la liste sur WhatsApp : la liste des convoqués, prête à coller dans le groupe de l’équipe.

Les tâches et, si vous l’utilisez, la composition avant le coup d’envoi ; le bilan après.

1. La composition (facultative)

   Désactivée par défaut. Pour noter titulaires et postes, cochez Gérer la composition dans Équipe › Réglages › Saison › Convocation : la case Titulaire, le choix du poste et le tiroir 📋 Composition apparaissent alors sur chaque match.

2. Les tâches du jour

   Le tiroir 🧺 Tâches du match rappelle qui lave les maillots, qui apporte le goûter.

3. Le bilan

   Après le coup d’envoi : Faire le bilan : score, présents réels (décochez les absents de dernière minute) et un mot du coach pour les parents. Puis Clôturer.

4. Le joueur du match

   Les parents votent pour le ⭐ joueur·se du match ; le résultat apparaît dans le bilan.

5. Une erreur ?

   Rouvrir la convocation remet le match à l’étape des réponses.

Maillots, goûter, buvette, table de marque : chacun son tour, sur toute la saison, entre les joueurs convoqués. L’ordre : disponibilités → convocation → tâches.

1. Créez les tâches

   Nom, icône, nombre de familles par match et Quels matchs ? : Tous les matchs (ex. lavage des maillots), Matchs à domicile (ex. goûter, buvette) ou Matchs à l’extérieur. Des idées vous sont proposées.

2. Vous changez une tâche

   Modifier Quels matchs ? (domicile, extérieur ou tous), le nombre de joueurs, mettre en pause ou réactiver : les matchs à venir sont recalculés aussitôt. Un match qui ne la concerne plus la perd (la famille déjà prévenue reçoit « n’est plus confiée à… ») ; un match qui la gagne la reçoit entre les convoqués, et la famille apparaît dans Prévenir. Même chose quand vous changez un match de domicile à extérieur.

3. Domicile ou extérieur ?

   Un match dont le lieu n’est pas précisé ne reçoit que les tâches « Tous les matchs » : il est signalé dans Qui fait quoi, touchez 🏠 Domicile ou 🚌 Extérieur pour compléter.

4. Convoquez d’abord

   Les tâches d’un match se répartissent toutes seules dès l’envoi de sa convocation, et seulement entre les joueurs convoqués. Avant, le match est marqué En attente de la convocation (vous pouvez déjà choisir quelqu’un à la main). Un joueur retiré de la convocation, absent ou indisponible : sa tâche passe à un autre convoqué.

5. Toute la saison

   L’équilibre se fait sur toute la saison, toutes phases confondues : celui qui a fait le moins une tâche passe en premier (le nombre de fois s’affiche dans la liste : « Emma · 2 fois »). Compléter automatiquement remplit les places vides ; Tout recalculer refait les matchs à venir sans toucher à vos choix, aux tâches faites ni aux matchs passés.

6. Prévenez

   Rien n’est envoyé sans vous. Touchez Prévenir : un aperçu montre chaque famille qui sera prévenue, par e-mail ou seulement dans TrajetMatch, avec ses tâches et l’enfant concerné (et les enfants sans parent joignable) ; puis Envoyer. Sur un match : seulement les familles de ce match. Prévenir les familles en haut annonce ce qui ne l’a pas encore été, avec le compte avant l’envoi (tâches · matchs · familles), ou Seulement les 15 prochains jours. Une famille n’est jamais prévenue deux fois de la même tâche ; si sa tâche passe à quelqu’un d’autre, elle reçoit « n’est plus confiée à… ».

7. Après le match

   À valider : Fait ou Pas faite (Tout valider pour tout marquer fait). Les parents peuvent aussi toucher C’est fait. Dans Matchs passés, corrigez qui a fait la tâche (« c’est Léa ») ou marquez-la Pas faite : elle ne compte alors pas dans l’équilibre, et le recalcul ne modifie jamais un match passé.

L’annuaire de l’équipe, sans ouvrir les fiches une à une.

1. 📇 Annuaire

   Une pastille par famille : 🟢 joignable, 🟠 incomplète, 🔴 sans contact. Appelez ou écrivez d’un clic, copiez tous les numéros ou tous les e-mails, exportez vers Excel ou vers les contacts du téléphone, ⭐ nommez des parents référents.

2. ✏️ Saisie rapide

   Toutes les familles dans un seul formulaire, ou collez une liste Excel ou la feuille d’inscription (aperçu avant import).

3. 🙋 Faire compléter par les parents

   Un lien d’équipe à poster sur WhatsApp : chaque parent remplit ses coordonnées sans voir celles des autres ; une modification d’une information déjà connue vous est soumise. Ou un e-mail personnel aux familles incomplètes, en un bouton.

4. ✉️ Message aux parents

   À toute l’équipe, aux familles cochées, aux référents, aux parents des convoqués ou de ceux qui n’ont pas répondu à un match. Modèles prêts : entraînement annulé, changement d’horaire, matériel, réunion.

5. 📄 Papiers à renouveler

   Dates du certificat médical et de la licence : les parents sont prévenus 15 jours avant la fin de validité, puis le jour même.

Pour une saison équitable, et une rentrée sans tout ressaisir.

1. Les statistiques

   Par joueur : matchs convoqués, matchs joués, entraînements, taux de présence et joueur du match. La fiche joueur garde l’historique de ses rendez-vous.

2. Reconduire l’équipe

   Du 1er mai au 30 juin, Effectif propose Préparer la saison suivante : catégorie suivante suggérée, joueurs, membres et parents repris en un clic.

3. Archiver

   Réglages › Archiver l’équipe : plus de nouveau rendez-vous, l’historique reste consultable.